Wie gelingt die Integration von MS Teams in die bestehende Kommunikationsstruktur

Ein Gastbeitrag von Gerd Triebel, Microsoft UCC Voice Expert der Ostertag DeTeWe in IT-Management.Today

22. Dezember, 2021 / Carsten Baumann

Seit mehr als 120 Jahren steht das „Schweizer Taschenmesser“ für die ideale Verknüpfung völlig verschiedener Tools und Funktionen – mit einer Klinge als Hauptwerkzeug und alles integriert auf engstem Raum. Wie praktisch wäre es doch, wenn sich dieses geniale „All-in-one-Prinzip“ auch auf andere Lebens- und Businessbereiche übertragen ließe – etwa auf komplexe Telefonie- und Kommunikationslösungen.

Zehntausende Unternehmen haben in den Corona-Jahren 2020/21 Microsoft Teams als Messaging- und Konferenztool eingeführt. Allerdings entstanden damit zwei getrennte Welten: Die einen mit festen PC-Arbeitsplätzen, mit Teams-Lizenz und bekannten E-Mail-Kontaktdaten – und die anderen – also Kolleginnen und Kollegen ohne feste PC-Arbeitsplätze zum Beispiel in Arztpraxen, im Lager oder in der Produktion. Aber auch Kunden und Lieferanten sind bei der Collaboration via MS Teams oft noch ausgeschlossen. Die Lösung, die sich viele Organisationen wünschen: MS Teams in einer intelligenten Architektur direkt mit der Telefonanlage der Organisation zu verbinden.

MS Teams ist Platzhirsch

Allein von 2019 bis 2020 hat sich in Deutschland die Zahl von Collaboration-Tool-Usern von unter zwei auf über sechs Millionen verdreifacht. Drei Viertel von ihnen nutzen Microsoft Teams. Nun möchte eine zunehmende Zahl von Kunden, die bereits eine Telefonanlage im Einsatz haben, die Kommunikation um den Teil Collaboration erweitern.

> Ziel ist, mit einem einheitlichen Tool intern, mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Dazu wird die Kommunikation über das interne Windows-Netzwerk hinaus ausgedehnt und externe Nutzer mit ihrer Telefonnummer eingebunden. Obendrein lassen sich viele praktische Features verknüpfen, die den Austausch erleichtern und Collaboration effizienter machen.

Das hört sich einfach an. Es erfordert aber – besonders bei größeren Organisationen – eine Menge Expertise und solide Vorbereitung, um die Funktionen der bestehenden Telefon-Anlage – die als Rückgrat erhalten bleiben kann – ideal zu erweitern. Was also ist bei der Verbindung des „Hauptwerkzeugs MS Teams“ mit der vorhandenen Telefonie-Infrastruktur zu beachten, damit es am Ende so elegant funktioniert wie ein Schweizer Messer?

Nicht nur Technik – sondern neue Arbeitskultur

Um die Verbindung von MS Teams mit einer Telefon-Anlage umzusetzen ist ein strukturiertes Vorgehen wichtig. Wenn unser Team von Ostertag DeTeWe beauftragt wird, folgen wir einem klaren Plan, den wir allen Kunden empfehlen, die so ein Projekt erfolgreich und effizient umsetzen wollen:

  • Im ersten Schritt ergründen wir im Rahmen eines Entdeckungs- & Planungsworkshops die Ist-Situation und definieren gemeinsam mit dem Kunden die Ziele.
  • Es ist eine umfangreiche Ende-zu-Ende-Betrachtung nötig. Hierfür führen wir Interviews mit verschiedenen Nutzergruppen in der Organisation. Durch diesen sehr einfachen Schritt involvieren wir auch die Belegschaft in das Projekt und sorgen für Unterstützung und Vorfreude.
  • Mit Hilfe eines Rollenkonzepts finden sich die Anwender-Personas später in der Systemlandschaft wieder. Natürlich auch mit dem nötigen Endgerät – vom Headset über Tischgeräte bis hin zu schnurlosen DECT-Telefonen.
  • Technisch betrachten wir nicht nur die Bestands-TK-Anlage, die Richtung MS Teams ausgebaut werden soll, genau. Vom Front-End bis zum Provider der Amtsleitung müssen wir wissen, wie alles strukturiert ist, besonders auch die Firewall und Sicherheitsmaßnahmen, damit wir auch die nötigen Anforderungen an die Infrastruktur berücksichtigen können.
  • In einem Proof of Concept (PoC) wird das System ausführlich getestet. Manchmal ist der PoC sogar schon die erste Phase des Rollouts, der natürlich auch einem Plan folgt: alles an einem Tag oder wellenartig zum Beispiel aufgeteilt nach Anwendergruppen oder Standorten.

Richtig ausgeführt, befähigt die Verbindung der beiden Systeme jeden, mit allen smarten Tools effizienter zu arbeiten. So klappt die gesamte Kommunikation reibungsloser, zum Beispiel weil der aktuelle Erreichbarkeitsstatus der Kollegen in Echtzeit erkennbar wird und leidige Wartezeiten zwischen Personen oder Arbeitskreisen vermieden werden: Kann man den Kollegen kurzfristig zu einem Telefonat hinzunehmen? Ist die Chefin überhaupt da oder nur in einer kurzen Präsentation? Im Einzelfall mag es banal sein, aber in der Summe macht dies ein Unternehmen wesentlich produktiver. Es geht um eine neue Grundhaltung und Arbeitskultur.

Wem nutzt es wie?

Eine MS Teams-Integration ist keine rein technische Neuerung, sondern hat meist das Ziel, die Unternehmensabläufe zu verändern. Diese erfordert eine Komposition von klugem Change-Management. Schließlich haben auch klassische oder virtuelle Telefon-Anlagen ihre absolute Berechtigung. Sie decken etliche Funktionen und Situationen ab, die MS Teams nicht adressiert, zum Beispiel Weiterleitungs-, Verbindungs- oder Heranholen-Funktionen. Es gibt auch Organisationen oder Konstellationen, wo MS Teams nicht eingesetzt wird: Zum Beispiel beim schnurlosen DECT-Telefon auf der Station im Krankenhaus oder in der Fertigungshalle.

Daher bietet es sich an, einen Koexistenz-Modus zu fahren und so das Beste aus zwei Welten zu nutzen.

Für wen kommt all dies nun infrage – oder eben nicht?

  • Zunächst einmal ist für die Teams-Integration eine moderne IT-Infrastruktur erforderlich oder sie wird aus diesem Anlass angeschafft. Wer diese nicht hat oder aufbauen möchte, sollte die Finger davonlassen.
  • Die Computer und Anlagen dürfen nicht viel älter als drei Jahre als sein. Sonst kann MS Teams seine funktionalen Vorteile nicht ausspielen, da es hohe Prozessor- und Speicherperformance voraussetzt.
  • Auch wer kein MS Office 365 hat oder mit der Preispolitik von Microsoft nicht einverstanden ist, hat schlechte Karten.

Wo macht eine Implementierung im Umkehrschluss besonders viel Sinn?

  • Die Teams-Integration ist überall dort sinnvoll, wo Unternehmen voll auf digitale Kommunikationsprozesse setzen und entsprechend investieren.
  • Auch Organisationen mit vielen nationalen oder internationalen Video-/Telefonkonferenzen haben große Vorteile.
  • Wer seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine moderne technische Ausstattung bieten möchte, kommt um eine Teams-Integration kaum herum.
  • Unternehmen mit Weitblick erkennen auch die wirtschaftlichen Vorteile, die die Verbindung der Kommunikationssysteme durch eine enorme Anzahl an „Eh-da-Effekten“ mit sich bringt.

Die MS Teams-Integration ist eine Investition in Zukunftstechnologie – und sie lässt sich schnell bereitstellen. Das hat gerade erst die Pandemie mit ihrer starken Nachfrage gezeigt. So ein Integrationsprojekt kann innerhalb von nur sechs Wochen umgesetzt und MS Teams somit nahtlos in die sprachbasierten Kommunikationsprozesse integriert werden.

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Wie Ostertag DeTeWe seinen Geschäftsbereich auf Künstliche Intelligenz und Robotik erweitert

Verknüpfung von Mensch & Maschine 

Künstliche Intelligenz und Robotik9. Dezember 2021.
Der kommunikationsbasierte Assistenzroboter „Lio“ des Schweizer Herstellers F&P Robotics hält Einzug in Klinik, Pflege- und Reha-Einricht­ungen – und wird derzeit auf der Fachkonferenz „Bau und Betrieb von Senioren- und Pflegeeinrichtungen“ in München präsentiert. Lios Aufgabe ist es, das Pflegepersonal zu entlasten, zum Beispiel durch die Erbringung einfacher Hol- und Bring-Dienste. Ostertag DeTeWe übernimmt demnächst mit seiner bundesweiten Infrastruktur den Vertrieb und den technischen Support für Lio in Deutschland und plant weitere Zusatzfunktionen zu adaptieren. So gibt Lio Alarm und informiert Pflegekräfte, wenn ein Patient orientierungslos ist oder zu Fall kommt. Damit steht der Assistenzroboter beispielhaft für ein wachsendes Geschäftsfeld, das sich Ostertag DeTeWe schrittweise erschließt: Künstliche Intelligenz und Robotic.

Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe, sagt hierzu: „Künstliche Intelligenz und Robotic gehören zu unseren strategischen Zukunftsbereichen – und sie passen zu unserem Kerngeschäft. Das Engagement bei Lio und anderen Projekten an der Schnittstelle zwischen Mensch und Technik ist dabei eine logische Weiterentwicklung unserer generellen ITK-Kompetenz. Wir sind Pionier mit Erfahrung und bauen mit dieser Philosophie unsere Geschäftsbereiche ständig sehr erfolgreich aus.“

Im Mittelpunkt dieser Lösungen steht dabei die Integrationsplattform OD Connect, die – meist cloudbasiert – Endgeräte und Applikationen verbindet und Drittsysteme wie Lio in Kommunikationsnetzwerke und Prozesse integriert. „Daher ist der Schulterschluss mit F&P Robotics auch so bedeutsam. Denn wir entwickeln und produzieren die Geräte nicht selbst. Vielmehr arbeiten wir auf allen Gebieten – wie auch bei TK-Systemen – mit den besten Hardware- und Softwareherstellern zusammen und richten deren Lösungen vor Ort ein“, so Ferre weiter.

Der Bereich Künstliche Intelligenz und Robotik bietet hier völlig neue Möglichkeiten, bringt aber auch Herausforderungen beim Verknüpfen der Systeme mit sich. Besonders die Lernfähigkeit der Roboter bei der Kommunikation mit Menschen eröffnet unzählige neue Einsatzgebiete – deutlich über das Gesundheitswesen hinaus.

Pressefotos

 

Der große Vergleich: Cloud-basierte Kommunikationslösungen

Anbieter im Vergleich

Der IT-Verlag GmbH | it-daily.net wirft einen Blick auf die Anbieter für cloud-basierte Kommunikation und stellt die Frage: Wie schneiden die wichtigsten Anbieter auf dem deutschen Markt ab. Der spannende Beitrag vergleicht die Cloud-Lösungen von Ostertag DeTeWe, NFON, RingCentral und Placetel genauer.

Lesen Sie den kompletten Beitrag hier!

 

Podcast: Trends in der Telekommunikation

(Kranken-)Pflege der Zukunft mit Roboter Lio

Mit dem Assistenz-Roboter Lio die Entlastung des Pflegepersonals fördern


Ostertag DeTeWe F&P Robotics Roboter Lio

Lio ist ein mobiler, high-tech Assistenz-Roboter für die Entlastung des Pflegepersonals im Gesundheitswesen. Er wurde von F&P Robotics entwickelt und kann mit Hilfe der cloudbasierten Kommunikationsplattform, OD Cloud, von Ostertag DeTeWe betrieben werden.

Die OD Cloud ermöglicht die bidirektionale Vernetzung von Sprach-, Video- und Datenkommunikation zwischen Mensch und Roboter. Dadurch kann Lio eine Vielzahl von Aufgaben selbstständig übernehmen.

Er kann zum Beispiel autonom fahren, navigieren, aufladen und dank der OD Cloud auch adressierte Empfänger bei einer Alarmmeldung benachrichtigen. Mit seinem Roboterarm kann Lio Türen öffnen, schließen und mit einem Zusatzmodul mit UV-C-Licht desinfizieren.

Er kann Gegenstände autonom eigenständig zustellen und erhöhte Körpertemperaturen anhand von Wärmebilddaten erkennen und durch die OD Cloud an ein Kommunikationssystem übertragen. Ostertag DeTeWe bindet Lio in die vorhandene Kommunikationsstruktur in Krankenhäusern, Reha-Kliniken und Pflegeeinrichtungen ein und ermöglicht somit automatisierte Meldungen auf ein stationäres oder schnurloses Telefon.

Lio kann mit der Stimme interagieren und neue Dinge lernen und wird so im Lauf der Zeit zu einem immer kompetenteren Helfer, der die Pflegekräfte unterstützen und entlasten, aber nicht ersetzen soll.

Erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen im Gesundheitswesen hier.

Digitale Aufrüstung in Krankenhäusern, Reha-Kliniken und Altenpflege

Artikel in der Computerwoche


Ostertag DeTeWe Digitale Aufrüstung in Krankenhäusern Patientenentertainment Computerwoche Artikel

Krankenhäuser und Reha-Kliniken sind bereits Spitzenreiter der Prozessoptimierung – wenn es um Kernprozesse wie die Dienstleistung am Patienten und die bestmögliche medizinische Versorgung geht. Doch nun ist ein neuer Patiententyp entstanden. Plötzlich rutscht die konsequente Digitalisierung aller Stakeholder-Interessen in den Fokus.

Lesen Sie hier den kompletten Artikel.

ASC und Ostertag DeTeWe erweitern strategische Partnerschaft

Breitere Vertriebsmöglichkeiten für vollumfängliche Compliance Recording Lösungen 


Hösbach, 29.06.2021 – Die ASC Technologies AG als weltweit führender Anbieter von Software- und Cloud-Lösungen im Bereich Omni-Channel Recording, Qualitätsmanagement und Analytics, erweitert die strategische Partnerschaft mit Ostertag DeTeWe. Ein Fokus liegt dabei auf Microsoft Teams als rasant wachsende Kommunikationsplattform für Unternehmen in Verbindung mit der hohen Nachfrage nach einer vollumfänglichen Compliance Recording Lösung. Mit Recording Insights bietet ASC die einzige native und von Microsoft zertifizierte App für Compliance Recording an und bedient somit die stark steigende Nachfrage nach rechtskonformen Aufzeichnungslösungen.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

News ASC und Ostertag DeTeWe Partnerschaft

Ostertag DeTeWe ist einer der größten Telekommunikationsintegratoren in Europa und Marktführer für cloudbasierte ITK-Lösungen und Systemintegration in Deutschland. Mit der Partnerschaft sollen gemeinsame Synergien noch effizienter genutzt werden, was vor allem die Beratung, Distribution und den Service von Compliance Recording Lösungen wie Recording Insights für Microsoft Teams aus dem Hause ASC betrifft. „Unsere Recording App bietet viele Vorteile, wie schnelles Onboarding, eine stufenlose Skalierbarkeit ohne Hardware-Erweiterungen und höchste Verfügbarkeiten. Darüber hinaus kann Ostertag DeTeWe die zertifizierten ASC-Lösungen für Mitel über deren Angebotsplattform „Mitel CPQ“ konfigurieren und beziehen. So lassen sich Kundenanfragen zukünftig noch schneller und „aus einer Hand“ bedienen. Wir freuen uns daher sehr, den nächsten Schritt in der Partnerschaft zu gehen und sind vom weiteren gemeinsamen Wachstum mit Ostertag DeTeWe überzeugt“, so Michael Krause, Vice President Sales CEE, ASC Technologies AG.

„Mit ASC als führendem Anbieter für Compliance Recording in Europa haben wir den optimalen Partner an unserer Seite, um unseren Kunden bestmögliche Optionen für das rechtskonforme Aufzeichnen ihrer Kommunikation zu bieten. Wir freuen uns auf die Erweiterung unserer Partnerschaft und die gemeinsame Umsetzung erfolgreicher Kundenprojekte“, erklärt Jürgen Voege, Head of Operations, Ostertag DeTeWe.

Compliance Recording ist für Banken, Versicherungen und Call Center im Geltungsbereich verschiedener Richtlinien elementar und die Ansprüche an das Compliance Management sehr hoch. Durch gesetzliche Vorgaben, wie die zweite europäische Finanzmarktrichtlinie (Markets in Financial Instruments Directive) MiFID II und die Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV), müssen Banken und Finanzberatungs-unternehmen technische Lösungen bereitstellen, um jenen Anforderungen gerecht zu werden. In Zukunft wird der Finanzsektor zudem weiter überproportional Dienste in die Cloud auslagern. ASC bietet daher seinen Partnern und Kunden bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Software hinsichtlich DSGVO die Richtige ist und den Auflagen von Betriebsräten und Aufsichtsbehörden entspricht – ob als On-Premise- oder Cloud-Modell.

Für mehr Informationen über das Portfolio von ASC besuchen Sie bitte www.asc.de.

ASC Kurzprofil

ASC ist ein weltweit führender Anbieter von Software- und Cloud-Lösungen im Bereich Omni-Channel Recording, Qualitätsmanagement und Analytics. Zu den Zielgruppen gehören alle Unternehmen, die ihre Kommunikation aufzeichnen, insbesondere Contact Center, Finanzdienstleister und Organisationen der öffentlichen Sicherheit. ASC bietet Lösungen zur Aufzeichnung, Analyse und Auswertung multimedialer Interaktionen – sowohl als Service aus der Cloud als auch als lokale Lösung. Mit Hauptsitz in Deutschland und Tochtergesellschaften in Großbritannien, Frankreich, Spanien, der Schweiz, Rumänien, Dubai, den USA, Brasilien, Mexiko, Hongkong, Japan und Singapur sowie einem weltumspannenden Service-Netzwerk zählt ASC zu den Global Playern der Branche.

Ostertag DeTeWe verkündet Neubesetzung zentraler Führungspositionen

Marketing und Vertrieb/
Pre-Sales neu ausgerichtet auf die Wachstumsstrategie


Führungskräftewechsel bei Ostertag DeTeWeWalddorfhäslach, den 06.05.2021
Das marktführende Systemhaus für innovative ITK-Lösungen, Ostertag DeTeWe, verkündet die Neubesetzung zweier zentraler Führungspositionen:

Nina Gosejacob leitet seit 1. April 2021 das Marketing und Thorsten Landich übernahm bereits am 15. März 2021 die Bereiche Vertrieb und Pre-Sales. „Ich freue mich mit Frau Gosejacob und Herrn Landich zwei Experten für unser Unternehmen gewonnen zu haben, die uns bei der Umsetzung unserer Wachstumsstrategie stark unterstützen werden”, so Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe. „Insbesondere im Zukunftsmarkt der cloud-basierten ITK-Lösungen sehen wir großes Marktpotenzial, auf das wir künftig aktiver zugehen möchten.“

Nina Gosejacob (50) folgt in der Position als Marketing Direktorin auf Sascha Harmuth, der das Unternehmen auf eigenen Wunsch verließ. Nach leitenden Positionen bei Agenturen wie Ketchum, Grayling und Vok Dams, war Nina Gosejacob zuletzt mehrere Jahre als Head of Marketing & Communications beim Banksoftware-Provider CoCoNet tätig. “Wir bieten im ITK-Umfeld einige extrem spannende Produkte und Service-Dienstleistungen. Insbesondere das Cloud-Portfolio ist für unsere Kunden hoch attraktiv. Mein Team und ich wollen dieses Angebot kommunikativ stärken und die hierfür erforderlichen Maßnahmen besser strukturieren und erweitern”, so Nina Gosejacob.

Thorsten Landich (47) hat zum 15. März 2021 die Position Direktor Vertrieb und Pre-Sales von Gunter Ewert übernommen, der auf eigenen Wunsch kürzer treten wollte, dem Unternehmen jedoch als Vertriebsleiter für die Region Mitte erhalten bleibt. Thorsten Landich verfügt über viel Erfahrung innerhalb der Branche und war in verschiedenen Rollen, zuletzt als Sales Director, bei Avaya tätig, einem engen Partner der Ostertag DeTeWe. Er ergänzt: “Wir sind im Vertrieb der Ostertag DeTeWe sehr gut aufgestellt und verfügen über eine vielseitige und branchenübergreifende Kundenbasis. Durch zukunftweisende, neue Produkte und Services auf Basis der OD Cloud haben wir darüber hinaus auch beste Karten für weiteres Wachstum.”

Ostertag DeTeWe GmbH

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