MS Teams in bestehende Telefonanlagen integrieren

Durch die Einführung von Microsoft Teams als Kommunikations- und Kollaboration-Tool entstanden in vielen Firmen zwei parallele Kommunikations­systeme. Diese sorgen oft zu Prozess- und Medienbrüche und damit für Mehraufwand und Zeitverlust im Arbeitsalltag. Im aktuellen it-daily.net Beitrag zeigt Ihnen Gerd Triebel alle Funktionen und Vorteile einer Integration von MS Teams und Ihrer Telefonanlage auf.
Lesen Sie den Artikel hier.

Sie möchten mehr über die Integration von MS Teams erfahren? Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung zu unserem Webinar „Die Connection: Teams & Telefonie“ an!

Sascha Korten ist neuer Director Solution Sales der Ostertag DeTeWe

13. April, 2022 | Walddorfhäslach

Das führende ITK-Systemhaus Ostertag DeTeWe gibt bekannt, dass Sascha Korten zum 1. April 2022 die neugeschaffene Position als Director Solution Sales besetzt. In seinen Bereich gehört die vertriebliche Verantwortung für die hauseigene Cloud-Lösung sowie für die Carrier-Dienstleistungen und die Netzwerk-Infrastruktur-Angebote.

Sascha Korten“Ich freue mich auf die neue Herausforderung in einem spannenden und zukunftsträchtigen Marktumfeld. Ostertag DeTeWe bietet herausragende Lösungen und Services, die im Markt ihresgleichen suchen. In meiner neuen Position will ich zusammen mit meinem Team diese Position unterstreichen und weiter ausbauen”, sagt Sascha Korten zu seinen neuen Aufgaben.

Mit seinem technischen Hintergrund hat Sascha Korten in den letzten 20 Jahren seiner Laufbahn mehrfach seine Kompetenz im Aufbau von Vertriebsorganisationen wie auch dem Ausbau von Vertriebsgebieten überzeugend und sehr erfolgreich bewiesen.

“Wir sind sehr stolz, dass wir einen so ausgewiesenen Experten wie Sascha Korten für Ostertag DeTeWe begeistern konnten. Gemeinsam werden wir unsere Wachstumsstrategie weiterverfolgen. Saschas Fokus auf cloud-basierte Kommunikationslösungen mit den dazugehörigen Carrier- und Netzwerk-Anbindungen unterstreicht unser Engagement in diesen Segmenten.”, kommentiert Manuel Ferre, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe die neue Personalie.

Korten bekleidete in seiner Karriere mehrere leitende Funktionen. Stationen waren unter anderem das internationale Key-Account-Management eines Service Providers und die Leitung des größten deutschen Territorialteams im Vertrieb der damaligen Tenovis. Anschließend leitete Sascha Korten den Fachvertrieb und die Produkte der Avaya im Carrier, Cloud, CC, Healthcare, Managed Services, Bestandsmanagement, Learning und Networking. In seiner letzten Rolle baute Sascha für einen Hersteller von Remote Desktop Lösungen den Enterprisevertrieb in Südeuropa, Afrika und dem Mittleren Osten auf und verfügt somit über internationale Erfahrung.

Ostertag DeTeWe gewinnt Großauftrag in Baden-Württemberg

VoIP-Kommunikationslösung für bis zu 2.000 Dienststellen und 150.000 Telefone

22. März, 2022

Ostertag DeTeWe – ein marktführender deutscher ITK-Dienstleister – hat nach einer zweijährigen EU-weiten Ausschreibung einen Großauftrag des Landes Baden-Württemberg gewonnen: eine „auf VoIP-Technologie basierende Kommunikationslösung“ für 1.700 bis 2.000 Dienststellen des Landes mit insgesamt 150.000 Telefonen. Hierfür wurde jetzt mit der Landesoberbehörde „IT Baden-Württemberg (BITBW)“ ein Rahmenvertrag abgeschlossen, aus dem sämtliche Elemente inklusive Softwarepflege im Sinne eines Warenkorbs bezogen werden können. Die Vereinbarung hat eine Laufzeit von acht Jahren. Zusätzlich wurde auch ein „3rd-Level-Support“ als Unterstützung für die Ansprechpartner vor Ort beauftragt. 

Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe, sagt zu der Entscheidung: „Dieser Auftrag ist ein Riesenerfolg für unser Unternehmen. In einem außerordentlich objektiven und transparenten Verfahren – mit umfangreichen Tests und Simulationen – haben wir uns gegen vier große Wettbewerber durchgesetzt. Ausschlaggebend war dabei vor allem die Qualität, die bei der Vergabeentscheidung mit 70 Prozent gewichtet wurde. Besonders freuen wir uns aber auch, dass wir als schwäbisches Unternehmen diesen Auftrag erlangen konnten. So können wir direkt in unserer Heimat an der Modernisierung der Landesverwaltung mitarbeiten.“ 

Ostertag DeTeWe fungiert als Generalunternehmer für ein Team aus mehreren Lösungsanbietern, die jeweils führend auf ihrem Gebiet sind. Der Partner Atos Unify wird Hauptlieferant der Telefonie-Hardware sein. Während der Laufzeit von acht Jahren werden regelmäßig Altgeräte ausgetauscht oder neue installiert. Hinzu kommt die kontinuierliche Bereitstellung von Software-Updates, so dass die Anwendungen stets die aktuellen Funktionen und Sicherheitsmaßstäbe bieten.

Die Beauftragung folgt der von der IT Baden-Württemberg entwickelten Strategie für „die zukünftige Kommunikationslösung (insbesondere Telekommunikation)“ und dem dazugehörigen Programm „Modernisierung der Telefonie“. Um diese umzusetzen, war vor zwei Jahren das Leistungspaket „Beschaffung und Implementierung VoIP Warenkorb“ ausgeschrieben worden. 

Effizientere Kommunikation durch MS Teams-Integration in Telefonanlagen

Ostertag DeTeWe vereint MS Teams und klassische Telefonie

21. März, 2022

Das führende deutsche ITK-Systemhaus Ostertag DeTeWe erweitert sein Portfolio um neue Services rund um die Integration von Microsoft Teams in Telekommunikationssysteme. Ostertag DeTeWe integriert MS Teams in bestehende, on-premise oder neue, cloud-basierte Telefonanlagen. MS Teams wird zum zentralen Tool für interne und externe Telefonie und Kollaboration. Gespräche ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz werden ebenso unterstützt wie die externe Erreichbarkeit der Mitarbeiter über etablierte Telefonnummern – inklusive Anbindung an Vermittlungsplätzen und Call-Center-Lösungen. 

”Mit einem einheitlichen Tool können unsere Kunden intern, sowie mit Partnern und Kunden optimal zusammenarbeiten. Wir versprechen unseren Kunden durch die intelligente Integration von Microsoft Teams und Telefonie deutlich effizientere und reibungslosere Prozesse und eine verbesserte Erreichbarkeit“, sagt Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe. „Dabei unterstützen wir Unternehmen bei der vollständigen Integration von MS Teams in vorhandenen Telefonanlagen bis hin zu der kompletten Umstellung auf MS Teams. Gleichermaßen verbinden wir MS Teams mit unserer virtuellen Telefonanlage OD Cloud als hybrides Telekommunikationssystem, das in Deutschland gehostet wird. Auf Wunsch übernehmen wir auch den Betrieb und die Pflege des Systems.“ 

Ein MS Teams-Integrationsprojekt kann innerhalb von wenigen Wochen umgesetzt und MS Teams somit nahtlos in die sprachbasierten Kommunikationsprozesse integriert werden. Auf Wunsch analysiert Ostertag DeTeWe das Kommunikationsaufkommen im Unternehmen – von der Telefonzentrale bis zum Arbeitsplatz im Homeoffice – und bietet individuelle Managed Services rund um Microsoft Teams an. 

„Wer seinen Kunden und Mitarbeitern eine moderne technische Ausstattung für optimale Services bieten möchte, kommt um die Kombination aus Microsoft Teams und Telefonie kaum herum. So eine Integration ist damit eine Investition in Zukunftstechnologie – und sie lässt sich schnell bereitstellen“, so Ferre Hernandez abschließend.  

Zur Vorstellung der Möglichkeiten und des Funktionsumfangs aus der Verbindung von Teams & Telefonie wird Ostertag DeTeWe am 7. April 2022 (14 Uhr) ein gesondertes Webinar veranstalten. 

 

ChannelPartner Artikel „Mehrwert durch Software“

„Oft entwickeln Systemhäuser eigene Lösungen, weil sie am Markt nichts finden, was auch nur annähernd die Bedürfnisse ihrer Kunden befriedigen würde.“, schreibt Ronald Wiltscheck in seinem Artikel bei ChannelPartner.

Auch Manuel Ferre Hernandez, CEO der Ostertag DeTeWe, hat im Interview einige Fragen beantwortet. Den kompletten Artikel und was einzelne Systemhäuser dazu sagen und beisteuern, finden Sie hier (ab Seite 8)!

Kompetenzausbau im Bereich Netzwerk-Security: Ostertag DeTeWe übernimmt Horus-Net

14. März, 2022 | Walddorfhäslach

Das führende deutsche ITK-Systemhaus Ostertag DeTeWe gibt die Übernahme von Horus-Net, dem Spezialisten für Datenkommunikationsanalyse aus Remagen, bekannt und unterstreicht damit die Weiterentwicklung des Unternehmens zu einem Full-Service-Provider. Zunächst wird Horus-Net innerhalb der OD-Gruppe als eigenständige Unit agieren. Horus-Net bringt ein 15-köpfiges, hochqualifiziertes Experten-Team aus den Bereichen Netzwerkdienstleistungen, Hard- & Softwarelösungen für Analysen sowie Education Networks in die OD-Gruppe ein. Die OD-Gruppe, die 2018 mit der Verbindung der Unternehmen Ostertag Solutions und DeTeWe Communications sowie einem Geschäftsbereich der Euromicron Deutschland gegründet wurde, setzt damit die Wachstumsstrategie weiter fort.

Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe freut sich über den Abschluss: „Wir begegnen täglich den steigenden Anforderungen unserer Kunden an die IP-Netzinfrastruktur – insbesondere auch bei Projekten rund um unser Produkt OD Cloud. Die Akquise von Horus-Net liefert uns einen essenziellen Baustein, um diesen Kundenforderungen im Bereich Network-Security und Monitoring Dienstleistungen gerecht zu werden.“

Network-Security und Monitoring Dienstleistungen werden im Rahmen des OD-Portfolios besonders im Bankenumfeld und im Bereich der kritischen Infrastruktur gefordert. Ebenso im Gesundheitswesen, in dem Ostertag DeTeWe verstärkt agiert und weiter wachsen will.

„Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit der Ostertag DeTeWe und auf die neuen Möglichkeiten unsere Kompetenzen in den Dienst des Kunden zu stellen,“ sagt Stephan Bochnia, Geschäftsführer der Horus-Net. „Unsere Kernkompetenz liegt in der Analyse und Bewertung von Messdaten für LAN, WAN, WLAN oder spezielle VoIP-Projekte. Daraus ergeben sich in erster Linie Tätigkeitsfelder wie Netzwerkmessungen im Störfall, aber auch zur Kontrolle und Verifikation nach Migrationen oder in Projekten, die der Optimierung des Netzwerkes und seiner Performance dienen.“

Ostertag DeTeWe wird neben der technischen Expertise auch eine enge vertriebliche Zusammenarbeit mit dem Team von Horus-Net eingehen. Dazu Manuel Ferre Hernandez: „Das Marktpotenzial im Bereich IT/Data ist sehr groß. Dies liegt auch am Aufkommen neuer Marktchancen, wie der Digitalisierung an Schulen (DigitalPakt Schule) oder dem Krankenhaus Zukunftsgesetz (KHZG). Wir sehen in der gemeinsamen Zusammenarbeit der Netzwerkexperten Möglichkeiten, diese Chancen zu nutzen, ohne das jeweilige originäre Kerngeschäft zu vernachlässigen.“

 

Assistenzroboter „Lio“ rollt auf den deutschen Markt

F&P Robotics und Ostertag DeTeWe besiegeln Partnerschaft

02. Februar, 2022

Der schweizer High-Tech-Entwickler F&P Robotics und das führende deutsche ITK-Systemhaus Ostertag DeTeWe haben heute eine Partnerschaftsvereinbarung unterzeichnet: ab sofort wird der Assistenzroboter Lio von Ostertag DeTeWe in Deutschland vermarktet und vertrieben. Dabei impliziert der „Geist“ des Kooperationsvertrages auch eine tiefgreifende Technologiepartnerschaft. Das hauseigene Entwicklerteam der Ostertag DeTeWe trägt dazu bei, dass das Aufgabenspektrum von Lio stets weiterentwickelt und um neue Einsatzfelder ergänzt werden kann.

Lios vorrangige Aufgabe wird es sein, das Personal in Kliniken, Pflege- und Reha-Einricht­ungen zu entlasten, etwa durch Hol- und Bring-Dienste. Daneben gibt Lio Alarm und informiert Pflegekräfte, wenn ein Patient orientierungslos ist oder zu Fall kommt. Ostertag DeTeWe übernimmt mit seiner bundesweiten Infrastruktur den Vertrieb, die Implemen­tierung und den technischen Support für Lio. Damit ist der Assistenzroboter ein Schritt in ein neues, wachsendes Geschäftsfeld, das sich Ostertag DeTeWe erschließt: künstliche Intelligenz und Robotic.

„Künstliche Intelligenz und Robotic gehören zu unseren strategischen Zukunftsbereichen – und sie ergänzen unser Kerngeschäft hervorragend,“ erläutert Manuel Ferre Hernandez, Geschäftsführer der Ostertag DeTeWe. „Wir sind sehr stolz darauf, diese Partnerschaft mit F&P Robotics zu schließen, schließlich ist das Engagement bei Lio an der Schnittstelle zwischen Mensch und Technik eine direkte Weiterentwicklung unserer ITK-Expertise. Lio ist ein extrem innovatives Beispiel für lebensnahe, cloud-basierte Kommunikationslösungen, mit denen wir unsere Geschäftsbereiche erfolgreich ausbauen.“

„Wir freuen uns, unseren Lio in so gute Hände geben zu können,“ bestätigt Michael Früh, CEO der F&P Robotics die Partnerschaft. „Ostertag DeTeWe zählt zu den innovativsten ITK-Systemhäusern in Deutschland und wird mit seinem enormen Prozesswissen und der technischen Expertise im Gesundheitswesen die Verbreitung von Lio vorantreiben. Lio ist bestens für den Einsatz in Krankenhäusern, Reha-Kliniken und Pflegeheime gerüstet.“

Im Mittelpunkt der cloud-basierten Kommunikationslösung für Lio steht die Integrations­plattform OD Connect, die Endgeräte und Applikationen verbindet und Drittsysteme wie Lio in Kommunikationsnetzwerke und Prozesse integriert. Der neue „Kollege“ kommuniziert automatisch über die bestehende Kommunikations- und IT-Lösung mit den Pflegekräften. Ausgestattet mit Kamera, Monitor, Lautsprecher und Mikrofon, erfasst Lio Vorfälle, verarbeitet und kategorisiert sie und gibt sie an das System der Einrichtung und somit die Verantwortlichen weiter.

Abgerundet wird die Partnerschaft durch das bundesweite Vertriebs- und Supportnetz der Ostertag DeTeWe, welches mit Blick auf die Umsetzung sowie den kundenorientierten Support vor Ort ausschlaggebend sein wird.

Ostertag DeTeWe ist nach ISO 27001 zertifiziert

Ostertag DeTeWe wurde durch die Deutsche Managementsystem Zertifizierungsgesellschaft (DMSZ) nach ISO 27001 zertifiziert

25. Januar, 2022

Das international anerkannte Zertifikat bestätigt die Einführung und Auf­recht­erhaltung eines Informationssicherheitsmanagementsystems. In der zweijährigen Projektdauer wurden unter anderem Prozesse und Verfahren zum Risikomanagement, zum Notfallmanagement und der IT-Sicherheit eingeführt bzw. bestehende ver­bessert. „Da unsere Mitarbeiter wesentlich bei der Umsetzung sind, wurde auf Schulungen und Workshops für das Verständnis und das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Ziele der Informationssicherheit Wert gelegt. Unsere Kunden, beispielsweise aus dem Gesundheitswesen, der Finanzbranche oder der Automobilindustrie sowie unsere eigenen Produkte benötigen ein besonders hohes Maß an Sicherheit. Durch die Einführung eines Managementsystems nach ISO 27001 können wir den Anforderungen in der Informationssicherheit unserer Kunden aus den regulierten Bereichen, ebenso wie den Bereichen der kritischen Infrastruktur (KRITIS) gerecht werden,“ sagt der Projektverantwortlicher Marcus Leifermann, Director Management Systeme bei Ostertag DeTeWe.

Im Zertifizierungsaudit wurden alle Bereiche der Ostertag DeTeWe auditiert. Die Ostertag DeTeWe konnte nachgewiesen deutschlandweit den hohen Standards der Norm gerecht werden.

Ostertag DeTeWe sieht den Schutz von Informationen als selbstverständlich an

Das Thema Informationssicherheit hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen: Unter­nehmen aller Branchen setzen sich mit Themen wie IT-Sicherheit, Daten­schutz etc. intensiv aus­einander. Die Digitali­sierung fordert dabei von allen Akteuren ihren Um­gang mit Daten zu hinter­fragen und zu optimieren. Marcus Leifermann hierzu: „Angesichts der viel­fältigen, poten­ziellen Bedrohungen, die Schwach­stellen zum Schaden der Organi­sation ausnutzen, sind Risiken in der Informations­sicherheit immer all­gegen­wärtig.“ Aktuellstes Beispiel ist die „log4j“ Sicherheits­lücke, die gezeigt hat, wie wichtig die Informations­sicherheit ist. „Wir sehen den Schutz unserer Informationen als selbst­verständlich an. Ebenso setzen unsere Kunden Informations­sicherheit in der Zusammen­arbeit mit Ostertag DeTeWe selbst­verständlich voll­umfänglich voraus.“

Informationssicherheits- und Qualitäts­management ist eine dauer­hafte Aufgabe und die erforder­lichen Maßnahmen, zur Aufrecht­erhaltung der Sicher­heit und Erreichung der Qualitäts­ziele für die Kunden­zufrieden­heit, sind kontinuierlich nachzuverfolgen.

„Wir haben die ISO 27001 Zertifizierung nicht nur gemacht, um unseren Kunden zu zeigen, dass wir ein ver­lässlicher Partner sind. Wir haben es auch gemacht, um unsere eigenen Prozesse besser zu erfassen und zu verbessern. Natürlich ruhen wir uns auf dem Zertifikat nicht aus. Wir werden unsere Informations­sicher­heit weiter­hin immer wieder kritisch hinter­fragen und permanent optimieren,“ so Manuel Ferre, Geschäfts­führer der Ostertag DeTeWe. „Ich bin stolz über die Team­arbeit während der Audits, durch die wir die Zertifi­zierung erfolg­reich abschließen konnten.“

Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement ist eine dauerhafte Aufgabe und die erforderlichen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Erreichung Qualitätsziele für die Kundenzufriedenheit sind in gleicher Weise anzupassen, wie die Anforderungen an Ostertag DeTeWe sich kontinuierlich zu ändern.

OD Attendant fördert Effizienz und Kundenerlebnis

Ostertag DeTeWe verwandelt Telefonzentrale in modernen Vermittlungsplatz

20. Januar, 2022

Insbesondere in großen Unternehmen erfolgt der erste Kundenkontakt in der Regel telefonisch über die Telefonzentrale. Die Technik an den entsprechenden Plätzen ist vielerorts allerdings veraltet und mit modernen Arbeitsplatzszenarien, wie Microsoft Teams oder Cloud-Telefonie nicht kompatibel. Als Marktführer für ITK-Lösungen und Systemintegration löst Ostertag DeTeWe diese Herausforderung mit der neuen, webbasierten Applikation OD Attendant – mit positivem Kundenerlebnis beim Erstkontakt inklusive.

  • Webbasierter Vermittlungsplatz reduziert Bearbeitungszeit von Anrufen erheblich
  • Verringerte Wartezeiten, keine unbeantworteten Anrufe, alles auf einen Blick
  • Microsoft Teams-Integration bietet Informationen zur Erreichbarkeit in Echtzeit

Nahezu jeder war schon einmal in der Situation, bei einem Anruf als Kunde zunächst in einer Vermittlungszentrale zu landen. Nun entsteht automatisch ein Kundenerlebnis, für das es nur zwei Ergebnisse gibt: Der Kunde fühlt sich schnell abgeholt und wird zügig an eine Stelle weitergeleitet, die sein Anliegen bearbeitet. Oder er gerät in eine Art „Vermittlungs-Nirvana“ mit hoher Frustration als Folge. Es ist genau dieser erste Eindruck, der zählt: Im aktuellen „Kundenservicebarometer 2021“ gaben nahezu alle der 1.000 befragten Verbraucher an, dass der Service das Image des Unternehmens sowie ihre eigene Kaufentscheidung stark beeinflusst. Stärker noch als ein günstiger Preis. Im Ranking der größten Ärgernisse stehen „lange Wartezeiten“ bei 63 % der Befragten ganz oben.

Um großen Unternehmen mit telefonischer Firmenzentrale bzw. Vermittlungsstelle auf das nächste digitale Komfort- und Service-Level zu heben, hat Ostertag DeTeWe die Applikation OD Attendant entwickelt. Der Vermittlungsplatz reduziert die Bearbeitungszeit von Anrufen erheblich, indem er Echtzeitinformationen aus anderen CRM-, ERP-, E-Mail- und IoT-Systemen zieht – z.B. aus Microsoft Teams oder MS Outlook. Auch Informationen aus früheren Gesprächen mit dem Anrufer sieht der Anwender übersichtlich auf einer leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche. Es entsteht ein schnellerer und professionellerer Service, der den ersten Kundenkontakt durchweg positiv gestaltet. Lange Wartezeiten oder fehlgeschlagene Vermittlungsversuche gehören der Vergangenheit an.

Webbasiert, flexibel & erweiterbar

OD Attendant ist webbasiert, was es zu einer flexibel und zentral administrierbaren Applikation macht, die vollständig mehrmandantenfähig und dazu noch zu 100 % DSGVO-konform ist. Die Mitarbeiter*innen in der Telefonzentrale können ortsunabhängig arbeiten – auch vom Home-Office aus. Über APIs und iFrames kann OD Attendant IoT-Devices, wie Webcams etc., direkt in der Benutzeroberfläche anzeigen. Verfügbare Mitarbeiter, deren Erreichbarkeit sowie die Anzahl der wartenden Anrufe zeigt die Anwendung übersichtlich an. Um alle Sicherheitsanforderungen zu bedienen, erfolgt die Kommunikation zwischen Anwender und Vermittlungsplatz HTTPS-verschlüsselt. Nicht zuletzt passt sich OD Attendant allen Gegebenheiten der Organisation an, da er unlimitiert erweiterbar und skalierbar ist. Nutzer wählen zwischen zwei Anmeldemöglichkeiten: via Office365-Account im Single-Sign-On-Verfahren oder alternativ über eine individuelle Username-Passwort-Registrierung. Die Software ist binnen weniger Stunden an viele Telefon-Anlagen und die OD Cloud-Telefonie-Lösung installierbar.

Der Komfort-Vermittlungsplatz OD Attendant ist eine Applikation zu der innovativen Kommunikationsplattform OD Connect, die cloud-basierte Telefonie-Lösungen mit weiteren Services und Applikationen verbindet, um digitale Kommunikationsprozesse optimal zu gestalten.

Ostertag DeTeWe stellt die Eigenentwicklung OD Attendant regelmäßig in kostenlosen Webinaren vor. Termine und Anmeldungsinformationen sind unter https://www.ostertagdetewe.de/news-events/ zu finden.

Lesen Sie einen weiteren Artikel zum OD Attendant auf it.daily.net.

Wie gelingt die Integration von MS Teams in die bestehende Kommunikationsstruktur

Ein Gastbeitrag von Gerd Triebel, Microsoft UCC Voice Expert der Ostertag DeTeWe in IT-Management.Today

22. Dezember, 2021 / Carsten Baumann

Seit mehr als 120 Jahren steht das „Schweizer Taschenmesser“ für die ideale Verknüpfung völlig verschiedener Tools und Funktionen – mit einer Klinge als Hauptwerkzeug und alles integriert auf engstem Raum. Wie praktisch wäre es doch, wenn sich dieses geniale „All-in-one-Prinzip“ auch auf andere Lebens- und Businessbereiche übertragen ließe – etwa auf komplexe Telefonie- und Kommunikationslösungen.

Zehntausende Unternehmen haben in den Corona-Jahren 2020/21 Microsoft Teams als Messaging- und Konferenztool eingeführt. Allerdings entstanden damit zwei getrennte Welten: Die einen mit festen PC-Arbeitsplätzen, mit Teams-Lizenz und bekannten E-Mail-Kontaktdaten – und die anderen – also Kolleginnen und Kollegen ohne feste PC-Arbeitsplätze zum Beispiel in Arztpraxen, im Lager oder in der Produktion. Aber auch Kunden und Lieferanten sind bei der Collaboration via MS Teams oft noch ausgeschlossen. Die Lösung, die sich viele Organisationen wünschen: MS Teams in einer intelligenten Architektur direkt mit der Telefonanlage der Organisation zu verbinden.

MS Teams ist Platzhirsch

Allein von 2019 bis 2020 hat sich in Deutschland die Zahl von Collaboration-Tool-Usern von unter zwei auf über sechs Millionen verdreifacht. Drei Viertel von ihnen nutzen Microsoft Teams. Nun möchte eine zunehmende Zahl von Kunden, die bereits eine Telefonanlage im Einsatz haben, die Kommunikation um den Teil Collaboration erweitern.

> Ziel ist, mit einem einheitlichen Tool intern, mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Dazu wird die Kommunikation über das interne Windows-Netzwerk hinaus ausgedehnt und externe Nutzer mit ihrer Telefonnummer eingebunden. Obendrein lassen sich viele praktische Features verknüpfen, die den Austausch erleichtern und Collaboration effizienter machen.

Das hört sich einfach an. Es erfordert aber – besonders bei größeren Organisationen – eine Menge Expertise und solide Vorbereitung, um die Funktionen der bestehenden Telefon-Anlage – die als Rückgrat erhalten bleiben kann – ideal zu erweitern. Was also ist bei der Verbindung des „Hauptwerkzeugs MS Teams“ mit der vorhandenen Telefonie-Infrastruktur zu beachten, damit es am Ende so elegant funktioniert wie ein Schweizer Messer?

Nicht nur Technik – sondern neue Arbeitskultur

Um die Verbindung von MS Teams mit einer Telefon-Anlage umzusetzen ist ein strukturiertes Vorgehen wichtig. Wenn unser Team von Ostertag DeTeWe beauftragt wird, folgen wir einem klaren Plan, den wir allen Kunden empfehlen, die so ein Projekt erfolgreich und effizient umsetzen wollen:

  • Im ersten Schritt ergründen wir im Rahmen eines Entdeckungs- & Planungsworkshops die Ist-Situation und definieren gemeinsam mit dem Kunden die Ziele.
  • Es ist eine umfangreiche Ende-zu-Ende-Betrachtung nötig. Hierfür führen wir Interviews mit verschiedenen Nutzergruppen in der Organisation. Durch diesen sehr einfachen Schritt involvieren wir auch die Belegschaft in das Projekt und sorgen für Unterstützung und Vorfreude.
  • Mit Hilfe eines Rollenkonzepts finden sich die Anwender-Personas später in der Systemlandschaft wieder. Natürlich auch mit dem nötigen Endgerät – vom Headset über Tischgeräte bis hin zu schnurlosen DECT-Telefonen.
  • Technisch betrachten wir nicht nur die Bestands-TK-Anlage, die Richtung MS Teams ausgebaut werden soll, genau. Vom Front-End bis zum Provider der Amtsleitung müssen wir wissen, wie alles strukturiert ist, besonders auch die Firewall und Sicherheitsmaßnahmen, damit wir auch die nötigen Anforderungen an die Infrastruktur berücksichtigen können.
  • In einem Proof of Concept (PoC) wird das System ausführlich getestet. Manchmal ist der PoC sogar schon die erste Phase des Rollouts, der natürlich auch einem Plan folgt: alles an einem Tag oder wellenartig zum Beispiel aufgeteilt nach Anwendergruppen oder Standorten.

Richtig ausgeführt, befähigt die Verbindung der beiden Systeme jeden, mit allen smarten Tools effizienter zu arbeiten. So klappt die gesamte Kommunikation reibungsloser, zum Beispiel weil der aktuelle Erreichbarkeitsstatus der Kollegen in Echtzeit erkennbar wird und leidige Wartezeiten zwischen Personen oder Arbeitskreisen vermieden werden: Kann man den Kollegen kurzfristig zu einem Telefonat hinzunehmen? Ist die Chefin überhaupt da oder nur in einer kurzen Präsentation? Im Einzelfall mag es banal sein, aber in der Summe macht dies ein Unternehmen wesentlich produktiver. Es geht um eine neue Grundhaltung und Arbeitskultur.

Wem nutzt es wie?

Eine MS Teams-Integration ist keine rein technische Neuerung, sondern hat meist das Ziel, die Unternehmensabläufe zu verändern. Diese erfordert eine Komposition von klugem Change-Management. Schließlich haben auch klassische oder virtuelle Telefon-Anlagen ihre absolute Berechtigung. Sie decken etliche Funktionen und Situationen ab, die MS Teams nicht adressiert, zum Beispiel Weiterleitungs-, Verbindungs- oder Heranholen-Funktionen. Es gibt auch Organisationen oder Konstellationen, wo MS Teams nicht eingesetzt wird: Zum Beispiel beim schnurlosen DECT-Telefon auf der Station im Krankenhaus oder in der Fertigungshalle.

Daher bietet es sich an, einen Koexistenz-Modus zu fahren und so das Beste aus zwei Welten zu nutzen.

Für wen kommt all dies nun infrage – oder eben nicht?

  • Zunächst einmal ist für die Teams-Integration eine moderne IT-Infrastruktur erforderlich oder sie wird aus diesem Anlass angeschafft. Wer diese nicht hat oder aufbauen möchte, sollte die Finger davonlassen.
  • Die Computer und Anlagen dürfen nicht viel älter als drei Jahre als sein. Sonst kann MS Teams seine funktionalen Vorteile nicht ausspielen, da es hohe Prozessor- und Speicherperformance voraussetzt.
  • Auch wer kein MS Office 365 hat oder mit der Preispolitik von Microsoft nicht einverstanden ist, hat schlechte Karten.

Wo macht eine Implementierung im Umkehrschluss besonders viel Sinn?

  • Die Teams-Integration ist überall dort sinnvoll, wo Unternehmen voll auf digitale Kommunikationsprozesse setzen und entsprechend investieren.
  • Auch Organisationen mit vielen nationalen oder internationalen Video-/Telefonkonferenzen haben große Vorteile.
  • Wer seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine moderne technische Ausstattung bieten möchte, kommt um eine Teams-Integration kaum herum.
  • Unternehmen mit Weitblick erkennen auch die wirtschaftlichen Vorteile, die die Verbindung der Kommunikationssysteme durch eine enorme Anzahl an „Eh-da-Effekten“ mit sich bringt.

Die MS Teams-Integration ist eine Investition in Zukunftstechnologie – und sie lässt sich schnell bereitstellen. Das hat gerade erst die Pandemie mit ihrer starken Nachfrage gezeigt. So ein Integrationsprojekt kann innerhalb von nur sechs Wochen umgesetzt und MS Teams somit nahtlos in die sprachbasierten Kommunikationsprozesse integriert werden.

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